Ok, ok, non voglio tenervi sulle spine riguardo alla posta elettronica aziendale. E’ un tema molto sentito da ciascuno di noi e quindi voglio darvi alcuni suggerimenti, che si basano a loro volta su alcuni presupposti di, chiamiamola, “epistemologia della mail”; una disciplina, a dire il vero, ancora in fase di definizione.
La posta non è un archivio. Le mail che contengono allegati vanno eliminate, e gli allegati trasferiti sul proprio PC. E sapete perché? Perché sul proprio PC uno ha tutte le cartelle che vuole per archiviare (e ritrovare) i documenti. Inoltre ci togliamo dalle scatole “l’involucro”, ovvero la mail.
Risposte e contro risposte si includono l’una nell’altra. E perfettamente inutile tenere tutta la storia di una conversazione via mail, se l’ultimo messaggio della serie contiene tutti gi altri.
La memoria delle mie mail sta nei comportamenti. Se chiedo via mail di fare qualche cosa a qualcuno, è inutile che conservi il messaggio: tanto mi ritornerà sotto forma di azione. Se invio una cosa che qualcuno mi ha chiesto, è il destinatario ad avere il problema di gestire il messaggio. Per me è un task concluso, e la posta eliminata.
Le newsletter non sono reliquie. Una volta che mi hanno informato hanno perso il loro valore. Se invece ne hanno tanto, allora me le stampo, oppure le invio ad altri (cancellando poi il messaggio).
La comunicazione in azienda è ridondante. Se cancellate qualche cosa avrete altri mille modi per ritrovarla. I vostri archivi sono parte di una memoria collettiva, costituita dal vostro network di contatti. Quello che non avete voi lo avrà qualcun altro. E viceversa.
Siete d’accordo? Qualcuno ha altri trucchi o suggerimenti?