Dovrò partecipare ad un convegno e questa domanda, quindi, risuona da qualche tempo nella mia testa. La risposta non è così facile come può semprare, per tre motivi:
- per via delle caratteristiche del meda “intranet”;
- per via de tipo di oggetti che tipicamente ci viaggiano sopra;
- per la natura di quello che oggi chiamiamo “lavoro.
Certamente ci troviamo di fronte ad un nuovo media, basato sulla tecnologia web, che consente un insieme di operazioni molto differenti, e questa plasticità rende certamente difficile circoscrivere l’insieme dei suoi scopi. E’ molto facile dire a che cosa serve una lagacy aziendale o un apriscatole. Se passiamo a oggetti più complessi come un quotidiano od un automobile già le cose si complicano un po’.
Quando poi ci troviamo di fronte ad un oggetto con molte potenzialità e infinite interpretazioni da parte dei suoi utilizzatori le cose diventano moolto più complicate.
Se poi guardiamo gli oggetti che viaggiano sulla intranet (limitandoci agli oggetti “tipici”) vediamo che ci sono degli oggetti che proprio non si prestano ad essere definiti come oggetti che servono al lavoro e oggetti che servono alla comunicazione. E la intranet di successo è prevalentemente fatta da questi oggetti “ibridi”.
Consideriamo questi oggetti:
- L’intervista all’Amministratore Delegato
- Il reportage sull’ultima convention
- Le informazioni sulle scelte strategiche e sui bilanci dell’azienda
- Il blog del Vertice aziendale
- Le community ludiche
E ora questi altri oggetti
- L’applicativo web per trasmettere gli ordinativi di vendita
- Il cercapersone interno
- La modulistica da scaricare
- La prenotazione online delle sale riunioni
- Lo statino paga online
Credo avremmo pochi dubbi a classificare i primi come oggetti legati alla sfera della comunicazione e i secondi come oggetti legati alla sfera dell’operatività e del lavoro.
Ma ecco una terza lista:
- Il forum tecnico sui problemi del PC
- Il blog di progetto legato al nuovo sistema informativo>
- Il gruppo di lavoro chiuso tra gli specialisti dell’assistenza tecnica
- Il listino dei prodotti integrabile con i suggerimenti degli operatori del Call Center
- Lo spazio di discussione con l’esperto del marketing sul nuovo prodotto
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Il sistema di Instant messaging
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La webmail
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La wikipedia interna
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Il sistema di documentazione condivisa>
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Il social bookmarking interno
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La manualistica autoprodotta
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La My page con dentro la mia documentazione visibile dagli altri
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Il tool di formazione aotoprodotto e commentabile dai colleghi
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La mailing list degli ingegneri della progettazione
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La notizia che parla del nuovo prodotto con allegata tutta la documentazione tecnica del prodotto e lo spazio per i commenti dei lettori
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Il sistema di FAQ alimentato dai colleghi
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Il brainstorming collettivo sulle strategie di marketing dell’azienda
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La comunità di pratiche online degli impiegati della fatturazione
Come classifichereste tutti questi ultimi oggetti? Servono a comunicare o a lavorare?
In realtà la domanda è mal posta: il lavoro è cambiato e oggi, molti di noi avrebbero difficoltà a definire con precisione quando finisce l’ambito della comunicazione e quando comincia quello del “lavoro” nell’insieme di attività che conduciamo in una giornata lavorativa.
La nostra attività è fatta spesso delle informazioni che acquistiamo e che forniamo, delle idee che elaboriamo, delle mail che mandiamo e riceviamo, dei report che assembliamo, dei consigli che chiediamo e che diamo, delle suggestioni che ci arrivano dai colleghi, delle decisioni che prendiamo e che facciamo prendere agli altri sulla base delle diverse fonti che consultiamo. E anche degli scambi relazionali e “ludici” che si trasformano in risorse per il nostro lavoro. Una immensa attività di lavoro-comunicazione, un intreccio inestricabile. O no?
Le migliori iniziative sulla intranet sono quelle che riescono a porsi nell’intersezione di queste dimensioni, valorizzando insieme le potenzialità di comunicazione, partecipazione e community per costruire oggetti che servano a lavorare meglio.
In realtà non esistono, salvo poche eccezioni, oggetti totalmente comunicazionali e oggetti totalmente operativi: anche la notizia dell’ultima convention può aiutare, se è costruita nel modo giusto, a lavorare meglio, e i migliori applicativi sono quelli che sfruttano in tutti i modi possibili la partecipazione collettiva. Ogni oggetto insomma, partecipa, in qualche misura, di entrambe le dimensioni.
In questa situazione la cosa peggiore che possiamo fare è assegnare ad un artefatto complesso come la intranet un unico scopo, che sia il mega applicativo di lavoro o la mega-vetrina del dirigente di turno.
In questo caso avremo perso tempo, soldi e un’occasione.