Quando pensiamo ad intranet non dobbiamo immaginare uno spazio monolitico con certe funzionalità definite e un tipo predeterminato di utilizzo: dobbiamo invece pensare ad uno spazio polifunzionale, che supporta diversi attori durante la giornata; attori che, in momenti diversi possono avere ruoli e bisogni differenti.
Quanti sono questi attori e quali sono questi ruoli? Proviamo a definire questo elenco: una intranet aggrega in un insieme applicazioni e tool che supportano:
- me come dipendente (es: servizi online)
- i team interfunzionali (es: gruppi di lavoro virtuali)
- i settori/dipartimenti (es: canali di settore)
- le community (es: forum tematici)
- le reti informali (es: social network)
- i processi (es: form online)
- l’azienda come sistema di conoscenze (es: wikipedia interna)
Si potrebbero, come ovvio, aggiungere altri esempi per ogni tipo di utilizzo, e va anche detto che, alla fine, ognuno di questi utilizzi supporta il singolo dipendente. Aggiungiamo il fatto che a volte alcune applicazioni stanno a cavallo di queste distinzioni, ma credo lo stesso sia davvero importante distinguere preliminarmente, e a livello astratto, questi possibili utilizzi, perché determinano le funzionalità che vanno pensate, progettate e poi realizzate sulla intranet.
La intranet è grande, e c’è posto per tutti, ma è importante non confondere le mele con le pere anche per essere in grado di misurare successi e insuccessi. In particolare mi ha sempre affascinato e spaventato allo stesso temo il tema dei team interfunzionali.
Questo tema infatti è una reale sfida per il progettista ed un banco di prova tra i più seri per il progetto intranet: i team interfunzionali devono infatti arrivare a dei risultati, hanno in genere bisogni precisi, hanno una storia di collaborazione alle spalle che le nuove tecnologie tenderanno in parte a ridefinire, usano tecnologie che entrano direttamente nel flusso di lavoro.
Insomma, con le tecnologie a supporto dei team non si scherza, e la progettazione sconta sempre il dilemma se assecondare le vecchie abitudini – disfunzionali – o inaugurare nuove modalità che rischiano di non essere adottate. Il dilemma permanente – diasporico e contraddittorio – del progettista.
In generale, direi che le tecnologie a supporto dei team virtuali si dividono i tre categorie:
– Tecnologie di comunicazione (mail, telefono, Instant messaging, videoconferenza, micro-blogging, voice over IP, ecc.)
– Tecnologie di condivisione (news, blog, document sharing, wiki, forum, ecc.)
– Tecnologie di cordinamento (calendari, project management, ecc.)
Come usarle e in quel mix presentare ai team è – appunto – tema della progettazione di questi ambienti.
A questo riguardo vi segnalo una bella ricerca sui team virtuali condotta recentemente su più di 400 aziende europee (ecco il pdf da scaricare – 879 kb) che racconta le difficoltà e le caratteristiche della collaborazione a distanza tra i team aziendali.
Tra tutti i dati vale la pena riportare il grafico sulle tecnologie utilizzate:
Mi sembra che emerga come le tecnologie di comunicazione siano ancora, tra le tre, le più utilizzate. Un altro dei risultati che emergono dalla ricerca riguarda il management di queste iniziative: perché abbiano successo è infatti molto importante sia una gestione attenta e meticolosa da parte dei capi progetto sia un insieme di regole rigorose da rispettare (ad es: devi rispondere entro 48 ore e cose così) proprio perché i membri del team non hanno a disposizione molti elementi per “correggere il tiro” fisicamente se qualcosa va storto o un membro del team non dà segni di se per giorni e giorni.
Insomma, un tema affascinante, che va ben oltre le tecnologie a supporto.