Il wiki nella piccola impresa italiana? Si può fare!

Cari lettori, amici, compulsivi frequentatori del mio blog, eccomi di ritorno dalla lunga maratona per la scrittura del mio libro. Il mio blog stava facendo la muffa e forse molti di voi lo avevano già dato per spacciato, ma non è così. In questi mesi sono successe un sacco di cose, ovviamente (riporto unicamente il fatto che presto diventerò papà, e questa è già una notizia) che non ho potuto raccontare vista la sovrumana concentrazione necessaria per scrivere il testo (ma chi me l’ha fatto fà),  che uscirà a fine settembre, mi dicono.

Ma veniamo a noi: per il libro mi sono arrivati molti esempi (di cui ringrazio davvero tutti) e oggi voglio parlarvi del caso di una piccola azienda del Veneto, la AZ spa, che produce macchine utensili (il suo gioiello sono i sistemi per rettificare gli alberi a gomito). Roba hard, insomma, niente a che vedere con gli inafferrabili servizi da terziario avanzato:  sono cose solide e voluminose che esporta in tutto il mondo (circa 30 dipendenti interni più una rete di rivenditori freelance sparsi in 105 Paesi, una “multinazionale tascabile” come l’ha definita la mia referente).

Perché ve ne parlo? Perché l’azienda, sulla carta, rientrerebbe tra quelle escluse a priori dall’uso di sistemi intranet innovativi: pochi dipendenti, settore manifatturiero, lontana da suggestioni metropolitane. E invece proprio qui hanno cominciato ad usare con successo un wiki interno per condividere informazioni e ricostruire alcuni processi operativi.

Lascio parlare direttamente la persona dell’azienda che ha seguito il progetto dall’interno:

Abbiamo deciso di implementare un wiki in azienda inizialmente per questi 3 motivi:

•    la gestione flessibile ed efficiente della documentazione relativa alla ISO9001-2008
•    la gestione delle informazioni non strutturate
•    il risparmio cartaceo e la sensibilità all’ambiente

Con l’implementazione di Wiki,  oltre a gestire in maniera estremamente flessibile la documentazione relativa alla qualità ISO9001-2008, che possiamo considerare interna al flusso dei processi aziendali, ci siamo resi conto di quante informazioni “non strutturate” vi siano in azienda che escono dai normali flussi aziendali e con gli strumenti elencati precedentemente non trovano posto: con il wiki siamo è riusciti a trovare una collocazione a qualsiasi eccezione.

Sono rimasti solamente 3 moduli cartacei che seguono fisicamente il prodotto nella fase di montaggio, tutto il resto è solo su wiki (incredibile risparmio di carta); Ogni funzione aziendale è responsabile delle modifiche e validazioni della parte di wiki di sua competenza: ad ogni aggiornamento di wiki, il responsabile e le persone coinvolte ricevono automaticamente una email di avviso; le revisioni sui documenti sono automatiche. Ogni ufficio è responsabile di un certo numero di procedure e di permessi;

la certificazione non è più il fine da raggiungere ma è diventato uno strumento aziendale e un modo di pensare organizzato e snello. Tutto questo è stato possibile raggiungerlo solo grazie al wiki.

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Dice ancora la persona dell’azienda:

Aver raccolto tutte le istruzioni aziendali in un unico punto ci permette di essere operativi in poche ore con qualsiasi dipendente o esterno che lavori con noi anche per brevi periodi in quanto su wiki trova qualsiasi procedura e informazione di cui ha bisogno.

Questo è un utilizzo del wiki dentro il flusso, ovvero per supportare e riconfigurare gli abituali processi di lavoro (per inciso, sono quelli veramente importanti, anche se meno appariscenti). Ma, come sappiamo in letteratura esiste un altro tipo di wiki interno, ovvero quello “fuori da flusso“, come supporto esterno ai processi (ad esempio un enciclopedia interna o un indice di acronimi aziendali). Anche in questo caso il wiki viene in aiuto all’azienda:

Tutte le leggi e normative che purtroppo sono l’incubo di molte piccole aziende non avendo una persona dedicata che le possa seguire, sono state risolte col wiki.

Tutte queste informazioni erano mille post-it e appunti sparsi per tutte le scrivanie senza un preciso responsabile. Un esempio è la gestione dei rifiuti, la quale comporta più persone coinvolte, più enti esterni, scadenze e documentazione. Anche in questo caso, tutta la documentazione relativa all’analisi dei rischi la stiamo completamente portando in wiki in modo che il responsabile ad ogni controllo possa facilmente fare le dovute verifiche e modifiche.

Ad ogni aggiornamento della legge viene semplicemente modificata questa pagina dove c’è una lista completa dei rifiuti prodotti, il responsabile da chiamare, la scadenza dei controlli e tutte quelle informazioni eccezionali che erano normalmente scritte su un post-it attaccato sotto il monitor dell’amministrazione.

In sintesi, per questa piccola azienda il wiki oggi è:

un editor sostitutivo a Word

un sistema di backup

un sistema di versioning dei documenti

un sistema di condivisione delle informazioni

un enciclopedia aziendale

una bacheca aziendale

un manuale d’istruzione

un manuale della qualità

un repository di offerte commerciali

un gestore di progetti

un calendario

un gantt di progetto

un blog

un server condiviso

Dulcis in fundo: ci si è messo anche il titolare, che sta usando il wiki per scrivere un libro:

Il titolare stesso , l’anima dell’azienda, sta scrivendo un libro interamente su wiki. Questo libro che avrà anche uno scopo promozionale, sarà un manuale sulla rettifica per alberi a gomito. La fase attuale è raccogliere in un unico punto tutte le informazioni tecniche, le domande frequenti, i testi, i link, gli spunti da parte dei dipendenti e tutto quello che può servire per la futura stesura dello stesso.

Una volta finita la raccolta, il wiki è pronto per essere passato al curatore del libro.

Credo che questo progetto, nella suo tutto sommato modesto ambito applicativo, ci dimostri molte cose (e ringrazio ancora Ernesto Capozzo, che ha seguito la realizzazione, per avermelo segnalato): che si può fare innovazione anche nel piccolo e che si possono guardare in faccia i problemi aziendali e provare a risolverli in modo nuovo anche al di fuori dell’hype che a volte contraddistingue questi progetti: la referente dell’azienda con cui ho parlato era allegramente stupita che ci fosse attenzione attorno a questo tema; mi chiedeva curiosa se c’erano altre aziende si erano regolate in questo modo; non sapeva che ci fosse una letteratura, e tantomeno una retorica al riguardo. Avrei voluto abbracciarla.

Poco alla volta, senza clamori, senza riempirsi la bocca di termini alla moda, senza fare faraonici piani di comunicazione che non portano da nessuna pare, senza comprare costose e frustranti portaerei editoriali e soprattutto senza unirsi al coro degli entusiasti paladini del 2.0 a qualsiasi costo, alcune aziende sperimentano, innovano, coinvolgono i dipendenti, cambiamo il loro modo di lavorare, portano a casa dei risultati.

E’ una bella notizia.