La collaborazione sociale in azienda. Un articolo di Oscar Berg

Tra  i tanti consulenti e ricercatori sui temi di cui mi occupo, la mia simpatia va da qualche tempo a Oscar Berg, un consulente svedese che ho citato spesso su questo blog e con cui spesso mi trovo d’accordo, non solo sui contenuti ma anche sull’approccio generale a questi problemi.

Quest’anno si è preso un anno sabbatico (beato lui) ma continua a scrivere articoli molto interessanti). Uno di questi affronta un tema che anche io tratto spesso nei miei seminari, e lo affronta nei termini esatti in cui ne parlo io (una cosa anche un po’ inquietante a dire il vero), ovvero il rapporto tra canali e piattaforme nella collaborazione interna.

L’articolo si intitola “Social collaboration enables us tu help each other” ed è talmente interessante che ho pensato di tradurlo e di ribubblicarlo, perché esprime in modo chiaro una posizione importante sul passaggio dalle vecchie tecnologie (email, telefonate) alle nuove nel supporto alla collabroazione. Buona lettura.

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La collaborazione sociale ci permette l’aiuto reciproco – Di oscar Berg

Immaginate di essere alle prese con un problema lavorativo scottante che non sapete come risolvere. Alla fine potreste anche farcela, ma non siete sicuri che sia una buona idea spenderci altro tempo ed energia. E poi non siete sicuri di aver scovato le cause del problema. Potrebbe mancarvi solo un pezzettino.

Che fate? In genere chiedete l’aiuto di qualche collega.

In molte situazioni chiedere aiuto – ed essere in grado di riceverlo – non è cosi facile come sembra. Le ragioni di questa difficoltà possono essere molte, ma spesso hanno a che fare con uno o più di questi tre fattori:

–    non sapete a chi chiedere perché non sapete di quale competenza, conoscenza o informazione ci sia bisogno;
–    non conoscente persone a sufficienza a cui poter chiedere;
–    non volete disturbare quelli che conoscete, anche perché non siete sicuri che possano davvero aiutarvi.

Poniamo che nel vostro caso siano vere tutte e tre queste ipotesi. Avete bisogno di trovate la competenza o l’informazione di cui avete bisogno senza sapere che tipo di competenza o informazione, o persona, cercare, e ne avete bisogno velocemente. E non volete sprecare il tempo e l’energia del vostro network personale di colleghi. Così, valutate velocemente le opzioni che avete a disposizione:

–    mandare una email a tutti i colleghi;
–    ottenere che il vostro problema venga pubblicato sulla intranet.

La prima opzione, inviare per email la vostra domanda a tutti, è fuori discussione. Molti destinatari considererebbero al vostra email come irrilevante o come spam. Per la vostra reputazione sarebbe un rischio, specialmente se non siete in grado di descrivere esattamente ciò di cui avete bisogno. Inoltre non c’è modo di raggiungere tutti se non mettendo in copia tutta la rubrica aziendale, e questo è possibile solo ai dirigenti.

Anche chiedere alla redazione intranet di pubblicare la vostra domanda è una possibilità non percorribile. Non è così importante e universale. Inoltre la intranet è prevalentemente unidirezionale, e le possibilità che qualcuno clicchi la vostra email per rispondervi sono molto basse. Anche se esiste un’area riservata al vostro dipartimento, pubblicare lì la domanda potrebbe essere inutile, perché la competenza che cercate potrebbe essere ovunque in azienda. E in ogni caso quell’area non se la fila mai nessuno.

Così, ritorniamo al punto di partenza. A questo punto, a seconda del tipo di persona che siete e dell’urgenza del vostro problema, continuerete ad analizzare il problema in cerca di una soluzione oppure farete qualche telefonata, manderete qualche email e contatterete persone fidate per farvi aiutare, il che significa che loro dovranno inoltrare la vostra richiesta alle loro reti di colleghi e coordinare le risposte.

Ora, immaginate di avere accesso a una piattaforma libera dove poter postare la vostra richiesta di aiuto senza fare spam verso i colleghi non interessati ma allo stesso tempo raggiungendo potenzialmente tutti, una piattaforma dove non è necessario sapere in anticipo chi contattare e dove potete chiarire i termini del vostro problema dialogando con i colleghi.
Non vi limitate alla vastità del vostro network personale e potete coinvolgere chiunque, dovunque si trovi, con abilità e conoscenze diverse, senza doverlo conoscere prima.

Potrebbe aiutarvi un ingegnere cinese che non avete mai incontrato, una del marketing che lavora nel vostro ufficio ma che non avete mai contattato perché “è una del marketing”, due stagisti che stanno scrivendo una tesi che ha a che fare con il vostro problema, e un collega che conoscete ma a cui non avete pensato di chiedere perché è sempre occupato.

Eppure, tutti si prendono la briga si darvi una mano. Forse hanno qualche informazione rapida a portata di mano; forse lo sforzo per condividerla è talmente basso che non pensano neanche sia uno sforzo; può essere che sperino di imparare qualcosa di nuovo partecipando; magari gli piace risolvere problemi. Può darsi che semplicemente amino aiutare i colleghi che hanno bisogno di aiuto, o che desiderino essere ringraziati per il loro aiuto.

Le persone che vi aiuteranno, il loro ruolo, la lingua che parlano, il luogo dove lavorano o da dove vengono non è un problema. Quello che è importante è che vogliano e che credano di potere aiutarvi, e che voi possiate accedere ad una piattaforma che permetta loro di farlo.

Questa è l’essenza della collaborazione sociale.