AltanA, piccoli passi verso l'innovazione nel Comune di Venezia
Come sapete quando posso cerco di pubblicare casi di studio reali, a maggior ragione se vengono dalla pubblica amministrazione italiana. Credo che questo sia il miglior modo di mettere a fattor comune buone pratiche e contemporaneamente tastare il polso dell’innovazione sui progetti intranet.
Per questo sono molto contento di mostrarvi il lavoro che stanno facendo al Comune di Venezia, dove da un paio d’anni è attivo un progetto intranet (AltanA) davvero interessante. Personalmente non ho partecipato alla costruizione della intranet, ma ho dato una mano con alcune giornate formative all’inizio del progetto.
Ho chiesto quindi a una delle animatrici della intranet, Paola Caporossi, di mandarmi qualche dettaglio in più. Il progetto è interessante per molte ragioni, alcune di carattere organizzativo, altre relative alle funzionalità e alle scelte tecnologiche. In particolare vorrei segnalare:
- Coinvolgimento diffuso
- Publishing distribuito
- Forte personalizzazione
- Strumenti partecipativi
- Killer application
- Tecnologie open source
Convolgimento diffuso: i 4.000 dipendenti, su 260 sedi, sono stati coinvolti preliminarmente nella creazione del progetto. Nelle parole di Paola:
Per coinvolgere gli stessi dipendenti nella realizzazione del progetto è stato aperto un forum, “La Intranet che vorrei” per chiedere a tutto il personale dell’Amministrazione che cosa avrebbe voluto trovare. Ne è emerso un dibattito molto interessante e partecipato in cui i colleghi non solo hanno espresso esigenze concrete come ad esempio la possibilità di avere un organigramma navigabile, la vetrina della mobilità interna, la logistica delle sedi comunali, ma anche richieste più astratte, ma molto significative, quali la valorizzazione delle persone e delle professionalità, la condivisione della conoscenza, lo sviluppo dell’interattività.
Inoltre tutta la intranet è pensata in ottica partecipativa:
Gli utenti della nuova Intranet non sono più destinatari passivi perché ogni contenuto è pensato e pubblicato per stimolare il loro intervento. Tutto il personale del Comune può creare forum e partecipare a sondaggi. Ogni pagina, ogni notizia, ogni sezione ha uno spazio dedicato ai commenti e un sistema per votare i contenuti pubblicati. Anche la prassi di gestione delle informazioni cambia con l’abbandono della modalità top-down.
Publishing decentrato: il publishing è stato fortemente decentrato: al momento il team centrale della itranet è affiancato da 42 redazioni decentrate che gestiscono in modo autonomo i contenuti ufficiali della intranet. Grazie al sistema di profilazione degli utenti, molto flessibile e configurabile, tutti i servizi dell’Amministrazione sono autonomi nell’organizzazione, pubblicazione e aggiornamento dei contenuti.
Ma, come ribadiesce Paola:
E’ invece aperta a tutti gli utenti autenticati la pubblicazione di alcuni contenuti: nuovi argomenti di discussione del forum, commenti alle notizie, critiche, suggerimenti, annunci della bacheca.
Forte personalizzazione: nella intranet è presente una sezione, denominata “La mia AltanA”, che consente a ciascun dipendente di aggregare diverse fonti di informazioni in un unica pagina utilizzando un semplice meccansimo Drag and drop. La pagina è quindi composta di widget configurabili dal singolo dipendente.
Strumenti partecipativi: è presente unh blog di progetto relativo alla nuova intranet, curato dlla stessa Paola, per aggiornare i colleghi sulle novità principlai della intranet.
Inoltre è molto attivo uno spazio forum che viene utilizzato per diversi aspetti della vita organizzativa. Questi forum sono molto usati dai dipendenti. Dice Paola:
E’ stato ad esempio attivato un forum “SCAI 2.0” come strumento di supporto on-line per un applicativo nuovo, SCAI (sistema contabile amministrativo integrato), di cui si è dotata l’Amministrazione. E’ stato creato un forum denominato “Sperimentazione Zimbra” per consentire agli utilizzatori della nuova webmail di esprimere un parere sul sistema di gestione della posta elettronica appena introdotto, e un altro ancora per consentire di gestire al meglio dubbi e criticità legate alla procedura per la gestione delle determinazioni digitali.
Ancora, sono molto utilizzati wbebform che hanno nel tempo sostituito i questionari cartacei.
Killer application: vi sono ovviamente alcune killer application. Tra queste, come spesso avviene, troviamo:
- Self service al dipendente (presenze, giustificativi…)
- Cedolino paga
- Webmail
- Rubrica telefonica
Su quest’ultimo punto, dice Paola:
La rubrica telefonica è stata completamente riprogettata per valorizzare l’identità professionale delle persone. Accanto ai dati ufficiali (nome, cognome, numero di matricola, servizio di appartenenza) è stato dato spazio alle informazioni personali. Lo scopo è far emergere non solo di cosa si occupa il lavoratore, ma anche chi è: le sue competenze, i suoi interessi, le sue passioni.
I punti chiave della nuova applicazione sono:
– l’ampliamento delle modalità di ricerca: un unico campo in cui è possibile effettuare ricerche per nome, cognome, numero di telefono, numero di matricola, tag.
– l’inserimento di nuovi campi in cui il dipendente può pubblicare informazioni personali: curriculum, competenze, hobby, note personali (assenze per ferie, maternità ecc) e indicazioni su come essere raggiunto;
– l’organigramma navigabile: grazie ad un lavoro di programmazione che ha intrecciato i codici struttura a cui ciascuno dipendente è associato, si è riusciti a restituire l’organigramma navigabile dell’Amministrazione comunale. Se si cerca una persona è possibile conoscere non solo la struttura di appartenenza, ma anche il livello superiore e l’organizzazione interna, scorrendo la pianta organica verso l’alto oppure verso il basso.
– Tag cloud: i più chiamati per evidenziare le persone più cercate all’interno dell’Amministrazione comunale.
– Cerco spesso: una mini rubrica con i numeri che il singolo dipendente cerca di più. Il servizio consente a chi lo desidera di attivare la funzione di registrazione dei numeri ricercati attraverso la rubrica. Il sistema, una volta attivato, crea un contatore per ciascun utente, proponendo poi l’elenco dei 10 numeri più cercati.
Tecnologia open source: infine va segnalata la scelta di Drupal per costruire tutta la nuova intranet. La piattaforma è stata ricustomizzata grazie anche al contributo dell’azienda informatica del comune. Dice ancora Paola:
Drupal aveva tutte le caratteristiche di cui avevamo bisogno: flessibilità, semplicità d’uso, presenza di più di 4000 moduli-estensione con cui poterne ampliare le funzionalità, possibilità di integrazione con LDAP. L’uso di Drupal avrebbe consentito l’autenticazione degli utenti alla Intranet con la stessa login e password con cui accedono al proprio computer.
Tutte queste caratteristiche ne fanno un progetto che ha avuto successo, si è poco alla volta inserito nella vita organizzativa e produce valore per tutti.
Con il passar dei mesi, e il coinvolgimento di tutti, Altana si è consolidata come strumento di lavoro, conoscenza e dibattito. E’ diventata il punto d’accesso unico per molteplici applicativi e un supporto democratico alla partecipazione.
Ringrazio Paola Caporossi e tutto il gruppo di lavoro della intranet del comune di Venezia per aver voluto condividere questo caso.