Si fa presto a dire profilo personale

Sono contento che negli ultimi tempi il tema dei profili personali in intranet e nelle community interne abbia fatto un gigantesco passo in avanti; si è infatti passati dal problema di capire perché dovremmo averli a quello, molto più pratico, di come far compilare il profilo ai dipendenti.

Si, perché la grossa novità (si fa per dire) che stiamo scoprendo e che non basta mettere a disposizione la mera possibilità affinché i dipendenti accorrano a compilare la sospirata scheda. Ma come? Abbiamo fatto le barricate per riuscire ad avere questa funzionalità e adesso la snobbate in questo modo? Che ingrati.

Ma non tutti i mali vengono per nuocere, e la constatazione di questa amara verità è  di fatto il primo passo per capire meglio come funzionano le dinamiche di partecipazione. Le persone, nella vita e ancora di più in azienda, non fanno nulla se non percepiscono un qualche valore, reale o potenziale. E il profilo personale, lasciato a se stesso, ha solo l’aria di una vaga promessa.

E questa promessa viene tradita tutte le volte che:

• il profilo è in competizione con altri sistemi di gestione dell’identità a cui gli utenti sono abituati;
• il profilo è troppo complicato da compilare;
• il profilo è slegato da tutte le altre applicazioni della intranet;
• con il profilo, apparentemente, non ci puoi fare una mazza.

Parlo di questo tema perché è uscito un articolo, come sempre illuminante, di Oscar Berg dedicato proprio ai profili personali (intitolato “The employee profile – What’s in it for me?“). Nell’articolo Berg analizza in modo dettagliato tutti i fattori di impedimento, che dicendono come declinazioni dal Grande Problema Principale, ovvero l’inutilità percepita. Ecco le ragioni che elenca per motivare il disinteresse del personale:

• i dipendenti devono fornire dati senza sapere per che cosa saranno usati e in che contesto saranno visualizzati;
• l’inserimento è troppo complesso;
• spesso devono fornire tutti i dati assieme senza una guida e una distinzione tra i dati importanti e quelli marginali;
• non è facile dare feed back e nessuno si cura della qualità dei dati inseriti;
• i dipendenti non hanno alcun controllo su quello che verrà visualizzato;
• i dipendenti sono sanno per quale scopo saranno usati i dati.

Come vedete sono tutti problemi seri, che riguardano in primo luogo fattori di comunicazione e accompagnamento, oltre che di tecnologie performanti.

Ecco invece quali sarebbero gli elementi di un possibile scenario che favorisse al massimo la partecipazione dei dipendenti:

• il mio profilo è visibile a chiunque ne avesse bisogno, che può condividerlo e aggiungerlo ai propri segnalibri;
• il mio profilo è ricercabile e appare negli altri sistemi aziendali;
• il mio profilo è un hub per tutti i miei contributi;
• non devo compilare tutti i campi subito: il sistema mi guida nel fornirli e mi aiuta a compilare quelli fondamentali. Mi avvisa anche del progresso nel completamento;
• per ogni dato che inserisco  so chiaramente quale potrebbe essere l’utilità;
• compilare il profilo è così facile e intuitivo che non richiede sforzo;
• i colleghi possono inviarmi feed back e suggerimenti su quello che ho inserito;
• altre persone possono interagire e arricchire i dati che ho fornito;
• i dati che fornisco si combinano automaticamente con altri dati per darmi valore;
• alcuni dati del profilo sono mostrati automaticamente in contesti dove possono creare per me nuove opportunità;
• ho il controllo sui dati che vengono mostrati e forme di preview nei diversi contesti;
• ho dettagliate informazioni su dove questi dati sono stati mostrati e chi li ha visti o condivisi;
• i dati sono connessi automaticamente ad altre informazioni che mi permettono di scoprire altre informazioni rilevanti per me.

Come vedete, in questo scenario il profilo non è più un’ulteriore incombenza, ma un’ulteriore possibilità, che le persone percepiscono perché è stata ben descritta e comunicata.

La disponibilità a partecipare non quindi è una caratteristica dei singoli, che alcune aziende avrebbero la fortuna di avere ed altre no, ma un percorso che può essere progettato

A volte il gradino da superare (economico, tecnologico, culturale, cognitivo) per partecipare è semplicemente troppo alto. Abbassiamolo, e le persone lo saliranno.