Una delle attività più sottovalutate nei progetti intranet riguarda ciò che dovrebbe, in effetti, essere al centro del progetto, ovvero i – benedetti – contenuti. Nelle attività di redesign si pensa alla governance, alla tecnologia, alla progettazione, alla grafica, alla strategia, mentre i poveri, malcapitati contenuti se ne stanno buoni buoni in attesa che qualcuno si occupi di loro.
E quando arriva il momento del sospirato “porting”, solo allora ci accorgiamo che non sappiamo quanti sono, quali sono, quali siano importanti, quali siano obsoleti, e soprattutto quanto è lungo il processo di migrazione e aggiornamento.
Lo capisco: occuparsi di inventariare i contenuti, magari su un mega figlio excel, è una gran rottura di palle. Ma non dobbiamo dimenticarci che è per questo che le persone vengono sulla intranet, e dedicare a questo argomento uno spazio nel progetto resta una cosa fondamentale (excel compreso).
Anche perché è a partire dai contenuti (quelli che ci sono, quelli che non ci sono ma che ci dovrebbero essere, quelli che ci sono ma NON ci dovrebbero essere), che si possono prendere tutte le decisioni strategiche che servono.
Se ne è accorto Christopher Detzi, che racconta su UX magazine come ha inventariato i contenuti nel redesign di una intranet. Detzi si è accorto che grazie a questo lavoro di catalogazione e inventory ha potuto capire che i contenuti erano molto meno di quelli che si stimavano e spesso duplicati, poco aggiornati o collocati male.
Detzi spiega che la cosa fondamentale non è tanto il brutale excel con una riga per ogni contenuto, ma piuttosto capire:
- il formato (doc, pdf, html…)
- la collocazione prevalente nelle sezioni (la vedete rappresentata sopra)
- gli accessi prevalenti
A partire da questi dati è possibile rispondere alle domande giuste e prendere decisioni più consapevoli.