Credo che il proposito di cambiare le abitudini dei colleghi rispetto alla gestione dei documenti in azienda sia uno dei più ambiziosi e spesso frustranti: le persone, che lo vogliamo o no, fanno in maniera ostinata e naturale cose come aprire il foglio Excel, mandarlo per email a 10 colleghi per le revisioni, salvarlo su chiavetta per vederlo su un altro PC, farne 10 versioni rinominandole 1,2,3 ecc.
Le persone, oggi, se non educate in altro modo, fanno questo. E’ quindi molto importante, quando si inaugura un nuovo sistema per gestire online i documenti e le varie attività ad essi connesse, accompagnare questo processo con una seria campagna di sensibilizzazione.
In questo ci viene in aiuto un bell’articolo di Pebbleroad, intitolato 10 Document Management Principles For Intranet Users. In esso Manish Nichani ci elenca dieci comportamenti (creazione contenuti, nomi dei file, versioning, diritti di accesso, co-authoring ecc) che un sistema di gestioni in intranet tende a cambiare e sui quali è necessario dare delle regole e diffonderle.
L’articolo propone anche il PDF dei principi da scaricare e da mettere nella propria intranet. Come si vede da questo banale caso di gestione della documentazione il problema è sempre meno nelle tecnologie e sempre più nelle abitudini, nelle motivazioni e nei comportamenti delle persone.