Intranet: la cura dimagrante che migliora i contenuti
In Philips ultimamente hanno fatto alcune innovazioni molto interessanti nella gestione dei contenuti e nell’archittettura informativa della intranet.
Tanto per cominciare, un paio di anni fa sono passati da un’architettura informativa tradizionale, basata su una navigazione ad albero, ad una navigazione per tag/topic, nella quale:
- sparisce il menù di navigazione
- la ricerca occupa un posto centrale
- la ricerca converge non tanto sul testo delle pagine ma su un sistema di tag usato coerentemente da tutti gli editor dell’azienda.
In aggiunta: la ricerca e la visibilità dei contenuti in home page vengono migliorate attraverso un sistema di profilazione sul ruolo e attraverso un esteso gioco di “sottoscrizioni” ai singoli tag da parte di ciascun dipendente.
Il sistema è davvero interessante e ha consentito all’azienda di migliorare enormente la trovabilità dei contenuti.
Ma non è finita: dopo aver realizzzato questa piccola “rivoluzione copernicana” nella gestione e nella ricerca dei contenuti, l’azienda si è accorta di avere un problemino di aggiornamento e governance dei contenuti stessi.
E qui entra in gico la fase 2: con 123.000 pagine e circa 900 siti su Sharepoint la intranet era diventata un mostro informe pressoché ingovernabile.
In redazione hanno allora deciso di affrontare il mostro con una tecnica radicale:
gardening + policy + bastone nodoso di legno
In un articolo Dennis Agusi, spiega come hanno fatto a passare da 123.000 pagine (utili e inutili, vecchie e nuove) a 5.000 pagine tutte utili. In sostanza hanno usato alcuni trucchi:
- Nuovo ambiente. Hanno creato un nuovo ambiente “pulito” dove mettere solo la roba “buona”.
- Il sistema “ping”. Hanno spento la maggior parte dei siti e aspettato che qualcuno si facesse vivo. Se nessuno reclamava l’ambiente, beh, indovinate un po’.
- Il file della Verità. Hanno creato un file che hanno chiamato il File della Verità, nel quale ad ogni sito erano collegati i dati di accesso, l’obsolescenza dei contenuti, la quantità di roba presente eccetera. Con questo file si sono presentati a ciascun owner per capire che cosa fare. Di fronte a quei dati molti owner hanno deciso di soprassedere al loro sitarello (inutile).
Con questo sistema le pagine “buone” si sono ridotte del 96%. Chiaro?
Come mantenere pulito l’ambiente? La redazione ha adottato una serie di accortezze di governance:
- processo di revsione semestrale;
- email automatica a tutti gli owner;
- richiesta tassativa di prendere una decisione su ogni contenuto: cancellare, cambiare, validare (in questo caso il contenuto assume la data della validazione);
- se nessuna risposta arriva, beh, indovintate un po’?
