Progettare per le comunità aziendali. L’intervento all’IA Summit 2019

Cari amici, a ottobre 2019 sono stato ospite all’IA Summit 2019 di Bologna, dedicato a “Progettare per le comunità”.

Non potevo, quindi, sottrarmi dal provare ad approfondire un po’ che cosa significhi per me progettare un’architettura informativa quando le comunità con cui abbiamo a che fare sono composte da team, dipartimenti, uffici e, in definitiva, da tutti i dipendenti di un’organizzazione.

Il mio intervento si è tenuto perciò a metà strada tra il tema delle comunità in senso proprio e quello dell’architettura informativa nei luoghi di lavoro.

In basso trovate la presentazione integrale dell’intervento.

In sintesi, la mia presentazione si è sviluppata su tre assi:

1. Che caratteristiche hanno le reali comunità aziendali

2. Quali sono i  bias che dobbiamo affrontare quando progettiamo per le comunità aziendali

3. A quali principi dobbiamo ispirarci quando progettiamo per le comunità aziendali

1. Che caratteristiche hanno le reali comunità aziendali

Ne ho elencate alcune, anche per allontanarmi dall’idea ingenua che le comunità siano per definizione buone, collaborative e aperte:

• Pratiche comuni
• Impegno reciproco
• Repertori condivisi
• Attività negoziate/conflittuali
• Incremento di “Bonding” (chiusura vero l’esterno)
  
• Prassi inconsapevoli
• Narrazioni fondative
• Pratiche rituali
• “Produzione” di verità
• Effetti di potere

I riferimenti che guidano queste considerazioni in natura sono, come sarà forse intuibile, E. Wenger, R. Putnam, M. Heidegger, J. Bruner, E. Durkheim, F. Nietzsche, M. Foucalut.

In particolare, seguendo Wenger, le comunità di pratica organizzative si costituiscono sempre all’incrocio di momenti di partecipazione (impegno, condivisione, relazioni, conflitti) ed elementi di reificazione (artefatti, documenti, tecnologie, regole scritte, regole non scritte).

2. Quali sono i  bias (errori sistematici) che dobbiamo affrontare quando progettiamo per le comunità aziendali

Progettare per le comunità è complicato perché abbiamo a che fare con due tipi di bias:

Bias verticali, ovvero distorsioni che derivano dalla posizione gerarchica e riguardano in genere i manager. Sono quelli più visibili ad esempio:

1. Bias di Frate indovino (“ora vi spiego di che cosa hanno bisogno le persone…“)
2. Bias della melassa (“siamo un’unica azienda, dobbiamo dare un unico messaggio”)
3. Bias degli zombi (“i nostri dipendenti non sono proattivi, inutile coinvolgerli”)

Bias orizzontali, ovvero distorsioni che si producono tra i membri stessi delle comunità. Sono i più subdoli, ad esempio:

1. Bias delle routine consolidate (“abbiamo sempre fatto così, ci troviamo bene“)
2. Bias dell’eccezione (“sì, ma da noi le cose vanno diversamente…”)
3. Bias del conformista (“cosa hanno detto gli altri? Sono d’accordo…”)

3. A quali principi dobbiamo ispirarci quando progettiamo per le comunità aziendali

In conseguenza dei punti precedenti ho elencato 10 principi di progettazione dell’architettura informativa per le comunità aziendali, 5 di metodo e 5 di design:

Principi di metodo

• Progettare con le persone. Le persone tendono a sostenere ciò che hanno aiutato a costruire.
• Costruire ponti. Tra il vecchio e il nuovo, tra i nostri scopi e i loro, tra linguaggi di diverse «tribù».
• Consentire (in parte) l’appropriazione. Lasciare utilizzare gli artefatti anche in modo creativo e flessibile, in modo da esprimere una loro interpretazione (appropriazione).
• Eliminare le barriere. Tecnologiche (è troppo complicato), economiche (è troppo costoso), culturali (mi mette a disagio).
• Lavorare sul lungo periodo. I cambiamenti nelle comunità aziendali non avvengono di colpo. È un lavoro da maratoneti, non da scattisti. Lavorate sul lungo periodo.

Principi di design

• Scalabilità. L’IA deve poter «sopportare» una crescita di scala di contenuti (x 10, x 100 ecc) senza diventare ingovernabile (perché in una intranet che funziona è questo che in genere succede).
• Visibilità. L’IA deve essere il più possibile esplicita, visibile e facilmente ricostruibile dalle persone.
• Alternative. Costruire artefatti che consentano diverse vie d’entrata e diverse vie d’uscita.
• Pertinenza. Ogni scelta deve essere pertinente rispetto agli obiettivi e rispetto ai bisogni dei gruppi di colleghi. Evitare scelte di mera opportunità «politica».
• Modularità. l’IA deve essere modulare, ovvero deve suddividere il più possibile i contenuti in unità discrete e fruibili autonomamente.

Per i più fanatici, ecco il video integrale della presentazione 🙂

Se volete saperne di più sul tema dell’architettura informativa per le intranet, potete ovviamente leggere il mio volume Intranet Information Architecture dedicato all’argomento (qui tutti i dettagli del libro.)