Il digital workplace multilingua di Ferrero. Intervista a Sara Martinotti

Cosa succede alla comunicazione interna quando un’azienda lavora su diverse nazioni che parlano diverse lingue? Succede anche in Italia, e il progetto intranet di Ferrero ne è un chiaro esempio.

L’azienda ha raccolto la sfida di realizzare un unico portale profilato in 10 diverse lingue, per impiegati ed operai, per arrivare al singolo individuo.

Trovare una soluzione che soddisfi i requisiti culturali, organizzativi e linguistici di una grande azienda è una sfida significativa, vinta egregiamente con una intranet ben sviluppata, che incorpora una visione chiara di ciò di cui i dipendenti Ferrero hanno bisogno per svolgere il loro lavoro quotidiano.

In questa intervista Sara Martinotti condivide i dettagli del progetto Forward, premiato al nostro Intranet Italia Champions tra i 4 vincitori assoluti.

D: Da quali esigenze siete partiti e che obiettivi vi siete dati?

R: Connettere tutti, sempre e ovuque.
Nel 2015 il Gruppo Ferrero iniziava la sua evoluzione, per la prima volta anche attraverso l’acquisizione di nuove aziende. Questa crescita ha portato il Gruppo a espandersi fuori Europa: è nata così la necessità di avere a disposizione uno strumento che permettesse di connettere tutti i dipendenti sempre e ovunque, per condividere con loro i valori e le radici dell’azienda.

Oggi quando un collega di qualunque parte del mondo parla della intranet usa lo stesso linguaggio e ha di fronte lo stesso tool.

A quel tempo il Gruppo aveva una piattaforma non accessibile da mobile e molto rigida in termini di modifiche e aggiornamenti. Il sistema era quasi privo di analytics e per ogni dato richiesto il rework necessario era altissimo.

Versatile e flessibile.
Fin da subito sapevamo di volere un tool versatile e flessibile, dato che ci eravamo dati l’obiettivo di creare una piattaforma disponibile in più lingue per i dipendenti sparsi tra le diverse sedi, per manager e operai di tutto il Gruppo.

D: Quali sono i punti di forza della soluzione adottata e perché?

R: La soluzione adottattata ha fatto leva sulla piattaforma scelta (Microsoft) e sulla forte sponsorship interna al Gruppo.

Parlare la stessa lingua
Il gruppo di lavoro che ha creato la piattaforma ha capitalizzato sulle diverse competenze dei singoli attori (IT, Cybersecurity, Information Systems, Comunicazione) e ha ragionato molto bene sulle aree di forza e di debolezza della nostra azienda, per poterle valorizzare e mitigare a seconda.

Abbiamo dato a tutti i dipendenti lo stesso strumento, allo stesso tempo, in ogni parte del mondo. Oggi quando un collega di qualunque parte del mondo parla della intranet usa lo stesso linguaggio e ha di fronte lo stesso tool.

D: Com’è stata progettata la soluzione?

R: Sviluppo e deploy
Abbiamo iniziato nel modo canonico, facendo interviste e assessment per i diversi target audience, abbiamo ipotizzato i vari tipi di personas. Noi abbiamo investito il nostro tempo in quello che faceva veramente la differenza per Ferrero; per il resto abbiamo usato quanto già prodotto dai nostri partner. Poi però abbiamo cominciato a pensare più in grande.

Adozione e modelli per il cambiamento
Abbiamo cominciato a vedere la potenza della soluzione congiunta derivante dal lancio della intranet e della suite O365 insieme, abbiamo capito che necessitavamo di tempo per la comprensione delle NWOW (New Ways of Working) e e per l’adozione di strumenti efficaci per il loro deployment.

Perché è così difficile cambiare? Un framework per il cambiamento in azienda

D: Quali sono stati i vantaggi che avete ottenuto fino ad ora?

R: Ad oggi abbiamo un ottimo livello di adozione della soluzione sia a livello di impiegati, sia a livello di operai. Il team centrale che coordina la gestione dei contenuti e dei tool ha veramente la possibilità di implementare le soluzioni per tutti allo stesso tempo e Forward è entrata nel linguaggio e negli usi dei nostri dipendenti.

Il potere degli analytics
Aver dotato la piattaforma di un sistema di analytics ci ha permesso di leggere i comportamenti su base quantitativa e indirizzare soluzioni alternative e rimedi in modo puntuale.

Misurare la intranet. Kpi e indicatori quali-quantitativi

D: Quali evoluzioni prevedete?

R: Pur essendo consapevoli che il sistema richiede tempo, stiamo già lavorando per rendere la soluzione sempre più friendly per i dipendenti, introducendo tool e strumenti per customizzare le proprie preferenze.

I nostri obiettivi sono di supportare la trasformazione digitale del Gruppo e accrescere il livello di conoscenza e di utilizzo della nostra intranet con l’ambizione di farla diventare veramente l’entry point per ogni azione che i dipendenti compiono.

D: Avete qualche consiglio da dare alle altre organizzazioni che devono affrontare sfide simili?

R: Un progetto come l’implementazione di una nuova intranet ha bisogno di pochi elementi chiave: un team collaudato e strutturato composto da IT (ad ogni livello), comunicazione, HR, cybersecurity, un buon PM per armonizzare tutte le attività, un forte endorsment interno da key stakeholders e tanta pazienza.

Per saperne di più: leggi il caso completo nel report Intranet Italia Champion 2019, con altri casi studio di successo e decine di screenshot