Una intranet-app per lo smart working. Intervista a Luciana De Laurentiis (Fastweb)

Quando parliamo di digital workplace abbiamo in mente molti elementi e funzionalità: comunicazione, collaborazione e condivisione, applicazioni e  servizi per i dipendenti.

Ognuno di questi elementi ha la sua specificità ma, nella nostra esperienza, ciò che accomuna i migliori progetti intranet è sicuramente un mix fatto di:

• qualità del design
• coinvolgimento dei dipendenti
• integrazione con altri sistemi

In alcuni casi si tratta di lavorare su processi esistenti e sostituirli con una versione online, che funzioni e renda più efficienti le interazioni, ma sempre più spesso si tratta di supportare i cambiamenti nel modo di lavorare.

Il sistema di prenotazione online di scrivanie e sale riunioni, tramite una APP dedicata implementa da Fastweb ne è un perfetto esempio.

In questa intervista, Luciana De Laurentiis condivide i dettagli della soluzione, premiata nel nostro Intranet Italia Champions tra i 4 progetti vincitori.

D: Come è nata l’esigenza di una APP?

R: Già da tempo avevamo reso la nostra Intranet, Agorà, accessibile da qualunque device, anche non aziendale. Con l’apertura di NEXXT a Milano, la nuova sede HQ, si è concretizzato un nuovo modo di lavorare incentrato sulla flessibilità e sull’autonomia dei dipendenti.

Da un’evoluzione dell’abitudine già consolidata allo smart working abbiamo coniato il concetto di Working Smart: nella nuova sede per esempio non esistono più né uffici personali né desk assegnati, per cui si è reso necessario progettare un sistema di prenotazione delle postazioni di lavoro che fosse accessibile da qualunque device in qualsiasi momento.

Working Smart significa lavorare in maniera agile, identificando di volta in volta gli spazi e gli strumenti più adeguati per svolgere le proprie attività lavorative, non solo da remoto ma anche in ufficio.

Una APP era il sistema più pratico per permettere alle persone di prenotare con il giusto anticipo il posto migliore per svolgere il proprio lavoro.

D: Quali sono i punti di forza della APP e perché?

R: Per quanto riguarda la prenotazione delle postazioni di lavoro, la nostra APP permette di visualizzare sulla mappa dell’edificio, piano per piano, le postazioni libere e gli occupanti delle postazioni vicine.

In questo modo oltre a poter prenotare il posto che più preferisci, puoi anche sapere dove si trova un collega nel caso avessi bisogno di lavorare in team su un’attività specifica.

Sempre tramite APP è possibile prenotare una sala riunioni e confermarne la prenotazione, meccanismo necessario per evitare che le sale non vengano liberate in caso di mancato utilizzo.

Inoltre tutti i contenuti della nostra Agorà sono accessibili dalla APP, ovvero:

• rubrica dei contatti
• notizie
• comunicati stampa e comunicazioni interne
• video
• storytelling
• informazioni utili
• tool per lavorare

E così via. In pratica hai sempre la nostra intranet in tasca e puoi consultarla per esempio mentre ti rechi al lavoro, ma anche se per qualche motivo ti assenti per qualche tempo.

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Ci capita spesso che qualche collega racconti di essersi tenuto in “contatto con l’azienda” tramite la nostra App durante periodi di malattia oppure in maternità.

Semplificare le dinamiche lavorative
Al di là delle caratteristiche tecniche e progettuali, il progetto della nuova sede parte dalla consapevolezza che gli spazi fisici e le opportunità tecnologiche del luogo di lavoro sono fattori abilitanti per la semplificazione delle dinamiche lavorative.

Gli spazi fisici e le opportunità tecnologiche del luogo di lavoro sono fattori abilitanti per la semplificazione delle dinamiche lavorative.

In un’ottica più ampia di nuova cultura del lavoro, NEXXT, il nostro Head Quarter, è un luogo pensato per favorire l’interazione tra colleghi, ma anche il confronto con il contesto sociale e urbano, che diventa parte attiva dei nostri spazi durante eventi aperti anche al pubblico che chiamiamo “Connessioni”.

NEXXT è dunque uno smart office flessibile e adattabile, un ufficio diffuso all’insegna del paradigma work anywhere.

D: Com’è stata progettata la APP?

R: L’intero processo di creazione della nuova sede è stato il frutto di un lungo lavoro di codesign con i colleghi. Anche la progettazione della App si è inserita in questo contesto, con il contributo dei colleghi che hanno espresso le loro richieste tramite survey online e workshop live in cui sono stati coinvolti.

Tutti i team aziendali attorno al tavolo
Al codesign hanno partecipato persone di tutti i team aziendali, che hanno portato le esigenze dei gruppi di loro appartenenza.

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In questo modo abbiamo raccolto i requisiti irrinunciabili che la nostra App doveva soddisfare, in seguito raffinati con l’utilizzo e l’esperienza quotidiana.

Testing in anteprima
Dopo la progettazione e la realizzazione del primo prototipo, altri colleghi hanno avuto modo di testare in anteprima la App, in modo da avere un parere aggiuntivo rispetto a chi aveva partecipato alla progettazione iniziale.

D: Quali sono stati i vantaggi fino ad ora?

R: Senza dubbio la App ha contribuito ad accompagnare con fluidiità e semplicità il cambiamento culturale insito nel moving verso una sede innovativa, priva di uffici e postazioni assegnate.

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Nuove abitudini smart
Vedere che a distanza di mesi dal lancio, la prenotazione del desk e degli spazi riunioni resta un’abitudine quotidiana è il segnale di qualcosa che va incontro al principio di utilità, cardine di qualunque attività di comunicazione interna.

Basta con le sale riunioni vuote
Altro vantaggio più concreto è stato quello di eliminare il fenomeno di sale riunioni vuote nonostante la prenotazione. La prenotazione della postazione di lavoro è in generale apprezzata, ad alcuni colleghi piace cambiare posto anche solo per avere un panorama differente fuori dalle finestre.

Altri invece tendono a prenotare sempre la stessa scrivania, ma anche questo fa parte dell’agilità che spazi moderni e tecnologia all’avanguardia possono consentire.

Nei prossimi mesi completeremo il moving e valuteremo anche con survey ad hoc quali evoluzioni si possono ancora inserire nella App a favore dei colleghi.

D: Avete qualche consiglio da dare alle altre organizzazioni?

R: Rendere la comunicazione interna al passo con i tempi non è solo una questione di asset tecnologici da mettere in campo o di puro piano editoriale. E’ una questione di cultura e ancor più di collaborazione interfunzionale. La diffusione capillare della nostra intranet e della App è anche il frutto di una forte partnership con il team interno che si occupa di DEX (Digital Employee Experience) e con cui condividiamo in modo continuativo spunti, riflessioni, embrioni di idee da far evolvere insieme. Questa abitudine alla condivisione è la chiave di molte nostre iniziative.

Coinvolgere, dialogare sempre
Il dialogo a due vie e il coinvolgimento diretto dei colleghi, i veri utilizzatori finali di qualunque strumento messo a disposizione per migliorare la vita lavorativa, restano i fattori chiave per governare con efficacia i momenti di passaggio, di cambiamento e anche di adesione ai nuovi paradigmi tipici del digital workplace.

Per finire, ecco  la presentazione ufficiale della sede, che mostra anche il funzionamento del desk booking.

Per saperne di più: leggi il caso completo nel report Intranet Italia Champion 2019, con altri casi studio di successo e decine di screenshot