Ripartire con le community, l’esperienza intranet di Sogei

Come cambia l’uso della intranet in tempi di pandemia, smart working e distanze sociali? E come si modella in un’azienda di più di 2.000 dipendenti costretti a cambiare improvvisamente il loro modo di “abitare” il lavoro e l’azienda?

Dopo aver raccontato l’esperienza di Fastweb, oggi è la volta di Sogei, un’organizzazione –  pubblica – che ha visto la propria intranet cambiare in direzione social man mano che cambiava il modo di lavorare al suo interno.

Ne abbiamo parlato con Veronica Tino, Responsabile Comunicazione & Employee Experience in Sogei.

Raccontaci il contesto Sogei nel tempo del coronavirus. Fate smart working?

Sogei ha avviato il lavoro agile in tempi rapidissimi, consentendo a 2.135 colleghi di lavorare da casa e garantire, quindi, la continuità operativa delle attività e dei servizi erogati a cittadini, imprese e istituzioni.

Come sta cambiando l’uso della intranet?

L’uso della Intranet sta cambiando in base alle esigenze delle persone. La nostra è stata progettata mettendo la persona al centro per supportare l’employee experience e per questo motivo, in 18 mesi di lavoro, abbiamo coinvolto oltre 300 colleghi nelle attività di ricerca, co-design e co-creation.

Abbiamo pubblicato la nuova Intranet, insieme agli strumenti di social enterprise e collaboration, il 28 febbraio 2020 e poco dopo ci siamo ritrovati a lavorare da remoto. Un cambiamento nel cambiamento 🙂

Siamo stati bravi ma anche fortunati perché la possibilità di avere diversi strumenti a disposizione ci ha permesso di affrontare questa emergenza nel modo migliore, trovando nella diversità delle opportunità.

Da subito è stato evidente come le peculiarità dei singoli strumenti che compongono la Intranet siano state colte dai colleghi e sfruttate in base alle specifiche funzionalità.

Come è cambiata la percezione della intranet come strumento?

Attraverso i nuovi servizi che abbiamo messo a disposizione, come ad esempio una Dashboard personalizzata e profilata, le persone hanno capito che la intranet vuole essere un collega di lavoro con cui collaborare, cooperare, “un’entità interattiva” che ci supporta nello svolgimento del nostro lavoro.

La intranet è un ricco catalogo di contenuti, servizi e applicazioni che consente a #NoidiSogei di poter lavorare e, al contempo, rappresenta il veicolo informativo principale per le comunicazioni e per tracciare in modo ordinato cosa fa la nostra Azienda. Inoltre, è integrata con gli strumenti di social enterprise e collaboration per garantire un’esperienza completa.

Raccontaci l’uso dei social intranet: qual è la situazione?

La nostra è una Corporate Social Intranet, ciò significa che abbiamo creato un ambiente integrato dove ciò che accade nelle varie piattaforme viene esposto sulla intranet (community, sondaggi, blog, commenti), combinando i vari contenuti. L’inserimento di strumenti di social collaboration nella intranet, soprattutto in un periodo di emergenza come questo che stiamo vivendo, ha promosso l’adozione massiva degli stessi.

Avere a disposizione le due componenti, communication e collaboration, ha agevolato e velocizzato lo scambio di informazioni, alleggerendo da un lato il carico sulle altre piattaforme (es. posta elettronica), dall’altro soddisfacendo le varie esigenze lavorative e comunicative.

La possibilità di averle entrambe su mobile è stata poi uno dei passi fondamentali per l’adozione immediata. In questo momento emergenziale, che è coinciso con il lancio della Corporate Social Intranet, stiamo utilizzando le due componenti sostanzialmente con quattro finalità:

• mantenere alto il morale e far sentire l’Azienda vicina alle persone
• collaborare in maniera strutturata
• dare assistenza alle persone in lavoro agile
• promuovere l’importanza dell’autoapprendimento.

Poi ci sono i tantissimi contributi delle persone che pubblicano spunti di riflessione, condividono idee, raccontano la propria giornata agile, insomma, ci sentiamo uniti e le piattaforme di social enterprise e collaboration ci permettono di esprimerlo.

Quali sono gli esempi più interessanti?

Per mantenere alto il morale abbiamo creato un format video dove sia il Top Management sia le persone che devono essere in sede, coinvolgono i colleghi condividendo riflessioni, infondendo energia ed entusiasmo e mostrando il lavoro che stanno svolgendo (pensiamo al potenziamento e alla manutenzione degli impianti, alle attività di sanificazione, ecc…).

Abbiamo anche pubblicato dei mini sondaggi per chiedere alle persone come stiano vivendo questo momento, cosa pensino del lavoro agile (i sondaggi vengono pubblicati nel social ed esposti sulla intranet).

Abbiamo creato dei gruppi dedicati all’assistenza a tutto tondo, da quella tecnologica a quella per chiedere che le piante nelle stanze possano essere innaffiate dal personale di manutenzione :-).

Per l’autoformazione abbiamo creato un gruppo dove fare passaparola e condividere corsi e webinar gratuiti ritenuti interessanti, poi attraverso la intranet li indicizziamo così che le persone possano ritrovarli più velocemente rispetto a un thread social.

Ci sono iniziative particolari sulla intranet?

Durante questa emergenza Covid-19 abbiamo creato una sezione ad hoc, fra le emergenze appunto, dove sono stati convogliati Provvedimenti, DPCM, Direttive e fonti utili per orientarsi agevolmente fra i vari contenuti pubblicati sia all’esterno che all’interno di Sogei. Questa sezione temporanea ci ha permesso di ordinare la varietà di materiale a disposizione degli utenti. Inoltre, abbiamo previsto una pagina dedicata agli adempimenti e alle tipologie di permesso all’interno del “Cosa fare per…”. Poi continuiamo tramite intranet con gli aggiornamenti puntuali sulle news della nostra Azienda, i blog del management e la prenotazione a sessioni formative sulle soft skill.

Che cosa state imparando in questa fase?

Che la comunicazione non è veloce, è supersonica! Abbiamo imparato a dosare i messaggi tra i vari canali e a creare una circolarità fra essi con richiami e collegamenti. Attraverso un’attenta distribuzione informativa abbiamo potuto aumentare il coinvolgimento e l’adozione.

Come sarà la intranet post-coronavirus? Ci sono cose che cambieranno?

Con questa emergenza abbiamo capito che la creazione di nuovi servizi profilati e l’introduzione di un chatbot sono ancora più urgenti.

Inizieremo a lavorare proprio su questi due fronti per aumentare la velocità delle risposte e mettere sempre di più l’utente al centro. Il nostro obiettivo è creare un Digital Workplace basato su una company digital platform e i servizi sono essenziali per traguardare questo obiettivo.

Grazie mille Veronica, e buon lavoro 🙂