10 step per un'e-learning sostenibile in intranet

Io davvero non capisco: sono passati quasi 8 anni (otto) da quando scrissi un post su come realizzare iniziative formative a costo zero sulla intranet (il post ebbe dei commenti interessanti).

Oggi mi guardo in giro e quello che vedo è, in primo luogo, la crescita di contributi teorici di livello sempre più alto: cito solo a titolo di esempio articoli come “Desiging training for organization 2.0” oppure, ancora più articolato, “A framework for social learning in the enterprise“, che contiene anche degli acuti schemi come questo:

E ispirate tabelle come questa:

Non fraintendetemi, sono contributi seri e molto interessanti. Tuttavia, a dispetto dello speranzoso titolo della tabella precedente, devo dire che nella pratica non vedo molti cambiamenti dalla situazione di allora: le aziende sono ancora impantanate, spesso, tra la scelta di costose piattaforme all inclusive (che nel frattempo si sono moltiplicate come funghi), il non fare assolutamente nulla (la scelta prevalente) e l’adozione di spericolati modelli di edutainment proposti da solerti consulenti-milanesi-moderni (che non linko per decenza).

Ora, io credo ancora che si possano fare tante belle cose per la formazione su intranet, a costi ragionevoli e con risultati decenti: basta, come al solito, partire leggeri appensantendo le cose man mano che si ottengono risultati.

Per questo voglio provare, ancora una volta, a stilare un rapido vedemecum in 10 passi per la creazione almeno di un abbozzo di progetto sostenibile di e-learning in intranet.

Vademecum: i 10 passi per un’e-learning sostenibile in intranet

1) Passo uno: create un’area formazione. Sulla vostra intranet create un’area di primo o di secondo livello che chiamerete (guarda un po’) “Formazione”. In questa area dovrà andare tutto quello che riguarda la formazione. L’area sarà anche evidenziata in home. ovviamente, l’area sarà gestita in modo formale da qualcuno, incaricato di portare avanti tutto il progetto. Quel qualcuno sarà evidenziato nella sezione. La sezione conterrà una serie di sottosezioni, tra cui la sottosezione “Formazione online”.

2) Passo due: popolatela di informazioni di base. Cominciate inserendo nell’area tutto ciò che riguarda la formazione in azienda. Intendo cose come (in ordine dal più facile al più difficile):

• i riferimenti per la formazione (mail, telefoni ecc);
• i riferimenti dei centri di formazione (indirizzi, mappe, fotografie ecc);
• come fare per partecipare ai corsi (policy, documentazione);
• link di riferimento (interni e esterni, ad esempio ai questionari online di fine corso);
• news sulla formazione;
• il catalogo formativo diviso per aree;
• il calendario dei prossimi corsi;
• (in fase avanzata) la possibilità di iscriversi ai corsi.

3) Passo tre: inserite il materiale formativo statico. Cominciate a creare una biblioteca online con tutto il materiale formativo che avete a disposizione, catalogato e descritto. I materiali arriveranno da tre fonti:

• settori e dipartimenti che possiedono manualistica (ad esempio il settori IT, ma anche il marketing e altri settori);
• dispense dei corsi già effettuati (dovete farvi firmare una liberatoria dai docenti esterni che fanno formazione per voi);
• semplici dipendenti che hanno creato manuali e vademecum e, su vostra richiesta, hanno deciso di pubblicarli a beneficio di tutti i colleghi.

In una fase avanzata del progetto, ciascun materiale dovrà essere:

• commentabile;
• votabile;
• salvabile tra i preferiti;
• collegato al profilo personale dell’autore nel caso di contributi di colleghi.

4) Passo quattro: definite la strategia per l’e-learning. A questo punto avete già il set minimo di contenuti per un’area formativa decente. Ora potete iniziare a pensare all’e-learning vero e proprio. Per farlo dovete adottare una strategia, e per adottare una strategia dovete mettere a fuoco bene una serie di cose:

• chi sono i destinatari (meglio pensare sempre in termini di segmenti di popolazione omogenei piuttosto che dell’interna azienda);
• in quale contesto operativo avverrà la formazione (persone al computer, venditori fuori sede ecc);
• attraverso quali device dovrà essere fruita la formazione (pc, ntebook, totem, tablet, smartphone);
• Quali sono le esigenze che si prestano meglio ad una formazione online (ad esempio formazione breve ad alto tasso di aggiornamento);
• quali contenuti sono più adatti a essere trasformati in learning object (ad esempio contenuti informativi sui listini commerciali, il funzionamento di un nuovo software ecc);
• da chi arriveranno i contenuti (ad esempio i product manager o l’help desk IT);
• quali saranno i rapporti possibili con la formazione d’aula (ad esempio materiali preliminari da fruire prima dell’aula o forum post aula ecc) ;
• quale tipo di interazione dovrà avvenire prima, durante e dopo i corsi (forum, esercitazioni, comunità di pratica post formazione ecc);
• che tipo di vincoli dovrà avere il percorso formativo (superamento di test, livelli ecc);
• come dovranno essere monitorati i risultati;

Impostare questa strategia è fondamentale per capire esattamente che cosa vogliamo ottenere, come vogliamo ottenerlo e di quali risorse dobbiamo dotarci.

5) Passo cinque: procuratevi il software. Per iniziare non avete bisogno di molto:

procuratevi Articulate (prezzo: circa 750 euro). Vi servirà per creare corsi fatti di “slide parlanti” di alta qualità, nei quali potrete inserire anche quiz intermedi e altre funzionalità interessanti. I tipi di Articulate tengono anche un loro bleg molto utile, nel quale trovate moltissimi consigli e trucchi per creare corsi efficaci con questo software.

Procuratevi Camtasia (prezzo: 23o euro circa). Vi servirà per tutto quello che è video-screencast e videotutorial, molto utili per mostrare funzionalità software e altre cose che avvengono su uno schermo.

Procuratevi Adobe Conncect (prezzo: dipende dalla soluzione scelta). Vi servirà per le aule virtuali, le web conference e tutto ciò che è comunicazione sincrona. Con questo software il docente potrà parlare in diretta a una platea di colleghi selezionati, mostrare slide in tempo reale, condividere lo schermo e chattare con gli allievi.

Ovviamente una volta in vostro possesso dovrete imparare a usarli, in modo da rendervi il più possibile autonomi rispetto a società di consulenza e specialisti vari.

6) Passo sei: create i materiali. Questo è il passo più complicato, perché richiede tempo e la disponibilità dei vari attori aziendali in qualità di docenti. Ovviamente comincerete con il creare pochi materiali scelti tra quelli che facciano da apripista organizzativo, aumentando man mano il loro numero. La creazione di questi primi materiali dipenderà ovviamente dalle strategia che avrete deciso nel passo quattro.

Facciamo finta che come primo step vogliate produrre:

• un video-screencast di 20 minuti sull’uso del nuovo CRM;
• una lezione di un’ora (voce più slide) sulla Legge 626;
• un’aula virtuale sincrona di un’ora sul listino commerciale del nuovo prodotto dell’azienda.

In tutti e tre questi casi avete bisogno di contattare i tre docenti, spiegare loro le modalità di erogazione, lavorare fianco a fianco con loro per preparare la lezione o il video.

Una volta prodotti questi contenuti o, nel caso dell’aula virtuale, predisposto l’ambiente, i contenti possono essere messi nell’area della intranet e fruiti. Nel caso dell’aula virtuale dovrete invece comunicare ai colleghi l’indirizzo web a cui collegarsi a una data ora.

7) Passo sette: costruite l’interazione e aggiungete un pizzico di 2.0. Per ora abbiamo costruito un ambiente e lo abbiamo popolato di learning object. Manca ancora la possibilità di interagire, in primo luogo con il docente, ma anche tra i diversi allievi.

Per aggiungere questa dimensione potete operare in vari modi, ad esempio:

• aggiungete un forum per ogni contenuto prodotto. Il forum servirà a fare domande al docente o a interagire orizzontalmente tra partecipanti;
• aggiungete un wiki didattico, che sarà a disposizione degli allievi per creare contenuti (magari su input del docente), per commentare o per eseguire dei compiti prestabiliti;
• create un gruppo chiuso online per ogni aula, anche tradizionale, in modo che le persone che hanno fatto formazione d’aula possano avere un correlato online a valle della formazione;
• aggiungete una chat d’aula per chi partecipa ai vari corsi;
• le possibilità di voto-commento che abbiamo visto al passo tre.

Le possibilità sono tante, e andranno stabilite prima, come set di possibilità, in coerenza con la strategia che vi sarete dati.

8) Passo otto: automatizzate e aggiungete funzionalità avanzate. Ora avete un ambiente che contiene informazioni di base, materiali statici, learning object e possibilità interattive. E’ già un bel passo in avanti. Ma man mano che l’ambiente cresce e gli utilizzatori aumentano aumenteranno anche le esigenze, le quali richiederanno sviluppi ulteriori, per consentire da una parte di automatizzare alcune attività e dall’altra di avere a disposizione funzionalità avanzate. Questi ulteriori sviluppi potranno riguardare, ad esempio:

• l’iscrizione ai corsi, che potrà essere automatizzata via web;
• la ricerca, che potrà essere potenziata con un motore di ricerca specifico;
• i feed back, tramite questionari online da erogare a fine corso;
• il portafoglio formativo di ciascuno, che potrà essere popolato in automatico una volta fruiti i corsi (e superati gli eventuali quiz). Parte di queste informazioni potranno anche essere rappresentate sul profilo personale;
• l’accesso ai corsi, tramite una profilazione degli utenti rispetto ai diversi materiali inseriti;
• il collegamento diretto con la intranet, tramite ad esempio una portlet sulla intranet che dà accesso diretto ai corsi e ai materiali a cui sono iscritto.

Anche in questo caso le possibilità sono molte e dipenderanno dalle esigenze specifiche dell’azienda così come dai vincoli di budget e competenze di sviluppo presenti. Ovviamente se siete a questo step di sviluppo (ma non prima) potete davvero pensare di dotarvi di una piattaforma di e-learning, come ad esempio Moodle, integrandola in modo forte con la intranet.

9) Passo nove: comunicate e sostenete. Un processo del genere, come tutti i processi mediati dalle tecnologie che cambiano un po’ le abitudini organizzative, vanno comunicati e sostenuti, specialmente nella fase iniziale. Un processo del genere lasciato a se stesso rischia di afflosciarsi anche se animato dalle migliori intenzioni. Per questo saranno necessari:

• una comunicazione costante (via mail e via intranet) delle nuove possibilità formative, con modalità, istruzioni per l’uso e FAQ;
• una promozione puntuale via web dei contenuti pubblicati, ad esempio con finestre sulla intranet che evidenziano l’ultimo corso o video screencast;
• una promozione nei contesti fisici dove si fa formazione, accompagnano ogni corso con i riferimenti online;
• riunioni e incontri costanti con i vari stakeholder, fornitori di contenuto e settori interessati per capire meglio che cosa va e che cosa non va.

10) Passo dieci: consolidate il processo e monitorate i risultati. Ok, adesso quello che vi resta da fare è inserire questa attività in modo stabile nella vita organizzativa in modo che, ad ogni nuova occasione, la possibilità dell’online sia sempre presente come un’opzione percorribile.

Se ci sarà una nuova iniziativa che richiede formazione dovrete sempre chiedervi (e chiedere agli stakeholder): la svolgiamo in aula, online o in aula+online? In questo modo l’attività online entrerà a fare parte stabilmente della vita organizzativa. Da ultimo, dovrete monitorare i risultati di queste iniziative, sia tramite i dati di accesso, sia tramite i questionari di fine corso e infine tramite uno specifico questionario sulle iniziative online che predisporrete ogni 6 mesi.

Ecco fatto. E’ difficile? Beh, forse un po’, ma non mi dite che non è possibile. Ci rivediamo tra otto anni e vediamo che è successo, ok?