Cari lettori,chi mi conosce un po’ sa che da quanche tempo il tema della intranet mobile è diventato una mia ossessione. Credo infatti che nei prossimi anni anche la progettazione di questi sistemi dovrà partire dal mobile come punto di riferimento, e non solo per la aziende che ne hanno necessità eviedente (grande distribuzione, reti di vendita, manifattura ecc) ma per le aziende tout court.
Per questo sono davvero felice oggi di poter raccontare su questo blog di un progetto, al quale ho dato il mio contributo, che credo sia davvero di grande interesse per chi si occupa di comunicazione interna nelle azienda italiane.
Qualche mese fa è infatti stata lanciata la prima release della intranet mobile di Fastweb, un progetto a mio parere molto importante e che credo si collochi all’avanguardia nei progetti di comunicazione interna con le nuove tecnologie nel nostro Paese.
All’insegna del claim “Siamo fuori ma sempre connessi”, è infatti stato lanciato un progetto che ha visto, nella sua progettazione, la partecipazione di tantissime persone di Fastweb, coinvolti a vario titolo nella definizione dei contenuti e dei servizi principali da offrire.
Nella prima versione, quella attualmente in linea, sono state inserite:
- le news (commentabili e votabili via mobile)
- la ricerca dei colleghi in rubrica
- le sezioni informative
- i video
- l’accesso ad alcuni importanti applicativi interni
L’iniziativa è stata accolta con grande entusiasmo. I primi commenti (arrivati rigorosamente via mobile), ne sono la testimonianza.
Per capirne qualcosa di più niente di meglio che rivolgerci ai diretti interessati, ovvero a Sara Bruno, una delle persone del team Fastweb che, assieme a Eva Bandelli e coordinate da Luciana De Laurentiis hanno curato il progetto e lo stanno portando avanti con passione.
Prima di tutto ci spiegate il perché di questa scelta coraggiosa: perché vi siete concessi il “lusso” di una intranet mobile?
FASTWEB ha cambiato Vision & Valori a settembre 2013. La vision è “Arricchire la vita e il lavoro attraverso internet”.
In coerenza con la nuova vision, la nostra azienda si è posta l’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno.
Noi ci occupiamo di comunicazione interna, quindi i nostri clienti sono i nostri colleghi.
Ci siamo dunque chieste come potevamo «Arricchire la vita e il lavoro (delle persone di Fastweb) attraverso internet» e come contribuire all’obiettivo di diventare una Digital Customer Centric Company e di cambiare il modo di lavorare all’interno. Rendere la intranet disponibile su tutti i device ed in qualsiasi momento è stata la risposta che ci siamo date.
Quali sono le applicazioni “chiave” della intranet mobile di Fastweb?
Le applicazioni chiave sono quelle utili anche fuori dall’ufficio. Le abbiamo individuate grazie alle “abitudini” dei colleghi di Fastweb, con un workshop per far emergere i casi d’uso.
E’ stato un momento utile e fondamentale per individurare il percorso da fare e sicuramente i 50 colleghi che hanno partecipato ci sono stati di grande aiuto. Durante quella giornata, sono emerse le esigenze di persone con ruoli, orari e vite diverse (es. pendolare e chi abita accanto all’ufficio).
Ecco alcuni dei tool individuati come fondamentali da utilizzare quando non si è davanti alla scrivania dell’ufficio:
Lo sportello Dipendente, per inserire ferie, giustificativi, approvare (se si è capi), normalizzare eventuali anomalie.
La prenotazione Sale Riunioni, per cercare una sala per le riunioni dell’ultimo momento
E Youtool, chepermette di accettare e gestire gli inviti ai corsi di formazione
Avete notato qualcosa di particolare da quando è iniziata la sperimentazione? Come sta andando l’accoglienza presso i vostri colleghi?
Nei primi giorni di lancio abbiamo assistito qualche collega nelle fasi di accesso, ma in seguito non ci è praticamente più capitato. Agorà Mobile si è integrata bene con la vita delle persone di Fastweb, anzi a volte sembra che ci sia sempre stata.
Quotidianamente sentiamo qualcuno dire “puoi farlo da Agorà Mobile”, oppure “l’ho letto/fatto tramite la intranet mobile” quindi abbiamo raggiunto l’obiettivo di migliorare la vita e il lavoro attraverso internet. In più, i dati ci dicono che i contenuti disponibili vengono consultati (anche) da mobile sempre di più.
Come siete arrivati a questo risultato? Che processo avete seguito in azienda?
Ci ha appunto guidati la nostra vision “Arricchire la vita e il lavoro attraverso Internet” che ci ha permesso di avere la sponsorship del nostro Management.
Da subito, ci è stato chiaro che per rendere possibile questo progetto, era necessario creare il team di lavoro che si sarebbe occupato di ogni aspetto: responsabili dei tool da portare su mobile, la nostra web agency (partner fondamentale e costante nel nostro lavoro), Security (per accedere in modo da rispettare gli standard di sicurezza richiesti e garantire una buona user experience), It, Operation, Network, i nostri consulenti (tra cui tu, gli amici di Nois3 e quelli di VDU :-), i consulenti degli altri gruppi.
Dopo i primi confronti, è arrivato il momento di coinvolgere i colleghi per i casi d’uso, i test e l’usabilità quindi abbiamo fatto 1 workshop sui casi d’uso, 8 interviste one-to-one, 6 incontri di kick off, Continui test, 1 wall di commenti, 1 survey, 1 Test di lancio.
Quando, alla fine, tutto era pronto abbiamo lavorato alla campagna di comunicazione che ha annunciato l’arrivo di Agorà Mobile. Una delle attività di comunicazione, è stata la pubblicazione di un video di lancio che aveva come protagonisti le persone del team di lavoro. E’ stato il modo perfetto di concludere insieme la prima fase di lavoro.
Il giorno di lancio, infine, il team di lavoro era riunito in un’unica location per offrire e garantire supporto a chi ne avesse bisogno.
Quali sono stati gli ostacoli più grandi?
Siamo stati tra i primi in Italia a lanciare la intranet su mobile e questo vuol dire che non hai riferimenti storici a cui rivolgerti in caso di bisogno. Il team di lavoro (che alla fine era composto da 40 persone) ad ogni criticità ha dovuto esplorare e trovare la soluzione migliore.
Questo ovviamente alla fine ci ha resi ancora più orgogliosi del risultato perché lo abbiamo raggiunto tappa dopo tappa, insieme.
A proposito del gruppo di lavoro… Durante i primi incontri era sicuramente complicato “capirsi”: Hr, tecnici e Security parlano lingue diverse, hanno competenze diverse, ma abbiamo saputo contaminarci a vicenda e oggi tutti abbiamo arricchito il nostro vocabolario e la nostra capacità di ascolto.
C’è qualche lezione che avete imparato, qualche consiglio che volete dare a chi sta implementando un progetto mobile in azienda?
Bisogna sempre rimanere concentrati sull’obiettivo e fare di tutto per garantire agli utenti finali la miglior experience possibile. Un progetto all’inizio è di chi lo ha voluto, ma ben presto diventa delle persone che lo useranno, anche se non sanno che esiste 🙂
Avere chiaro per chi lo si sta realizzando e il beneficio che porterà vi sarà utile nei momenti di fermo, quando si presenteranno i problemi. In quei momenti potrete fare affidamento solo sulla squadra che avrete creato, quindi create una squadra vincente.
Quali sono i vostri progetti per il futuro? Come evolverà l’applicazione?
C’è una fase 2 di Agorà mobile che partirà presto e che aumenterà i servizi a disposizione, già individuati grazie al lavoro svolto con i colleghi tester.
Abbiamo inoltre delle idee e dei progetti per rendere la nostra intranet (non solo quella mobile) sempre più utile per le persone di Fastweb, ma questo ve lo raccontiamo un’altra volta 🙂
Grazie mille Sara
Grazie a voi!
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Sara Bruno
32enne, pugliese di nascita, mi sono trasferita a Milano (e ci sono rimasta) per studiare fotografia e grafica.
Lavoro in Fastweb dal 2003 e da 4 anni mi occupo di comunicazione interna e quindi di intranet, campagne di comunicazione ed engagement, eventi aziendali e facilitazione di format sociali per la partecipazione e il coinvolgimento (world cafè e barcamp), fumetti per la comunicazione interna.
Amo il mio lavoro perché mi da la possibilità di occuparmi di tutti gli aspetti della comunicazione (di cui sono grande sostenitrice) per il cliente che più amo: quello interno.
- Linkedin Sara Bruno
- Twitter @br4un