Deliri tassonomici in azienda

I sistemi documentali sono dei simpatici depositi online dove i colleghi inseriscono e cercano documentazione. Sono sistemi che (almeno in teoria) velocizzano l’attività, arricchiscono le informazioni a disposizione e permettono lo scambio e la condivisione dei saperi.

In teoria. Sì, perché in realtà la cosa funziona così: qualcuno, senza consultare chicchessia (figuriamoci gli utilizzatori) crea una specie di machina da guerra informatica, piena di criteri selettivi, specifiche, indici, ecc. E poi aspetta che qualcuno inserisca i documenti. Cosa che, ovviamente non spetta a lui. Eh già.

Un piccolo assaggio dei parametri tipici di questa ridicola e bizantina indicizzazione: Titolo, Codice primario, Codice secondario (?) Funzione emittente, sigla emittente, Funzione proprietaria, sigla proprietaria, approvatori, tipologia primaria, tipologia secondaria, tipologia integrativa, famiglia professionale, tipo di documento, lingua del documento, emesso il…, approvato il… decorrenza dal…, Inserito il…, ricerca nelle parole. Eccetera eccetera eccetera.

Bello vero? E con questo apparato da guerra che razza di mosche dovremmo prendere? Poi, se si prova ad usare veramente tutti i criteri indicati (ma anche solo la metà), generalmente non si trova un bel niente. Eh già.

Si, perché, come spesso accade, i documenti sono meno delle categorie che dovrebbero contenerli. Ma guarda un po’. Senza contare che questo “delirio tassonomico” spaventerebbe anche il più fanatico degli ingegneri occhialuti con sei penne nel taschino della camicia. Figuriamoci il povero impiegato che sta umilmente cercando il documento sulle nuove specifiche del prodotto.

Senza parlare di chi i documenti dovrebbe inserirli, (o “uploadarli”), ovvero, si presume, molti, molti colleghi, al quale è richiesto un lavoro di catalogazione degli stessi che probabilmente non viene effettuato neanche alla Biblioteca Nazionale di Firenze. Il risultato? Generalmente un buco nell’acqua. Ma molto, molto, sofisticato.

E allora proviamo a dare qualche consiglio per la creazione di sistemi documentali umani e percorribili. Certo, non è una ricetta buona per tutte le occasioni: ma generalmente va bene per la maggior parte.

1. Interrogate preliminarmente le persone potenzialmente interessate per capire qual è l’elenco principale delle categorie (le Funzioni aziendali? La tipologia di prodotti? Il tipo di progetto? Le aree territoriali?) Cercate di creare questo elenco principale rispettando la “mappa cognitiva” dei colleghi, ovvero il modo di suddividere le cose che loro usano abitualmente
2. create le sottocategorie. E fermatevi lì. Non è opportuno avere più di due livelli di catalogazione, specialmente se i criteri tassonomici sono “vaghi” e non precisi (come le date o l’alfabetico, ad esempio)
3. per creare le categorie usate un metodo “genetico”. Se l’azienda è complessa è impossibile categorizzare tutto. Fatevi suggerire dai colleghi eventuali aggiunte alle categorie
4. ora, le persone che inseriranno i documenti dovranno solo indicare categoria, sottocategoria (in un menù a tendina), altri (max. tre) parametri di indicizzazione, e un abstract del documento con tante keyword per il motore di ricerca
5. per la ricerca nei documenti userete quindi tre criteri alternativi tra loro: la possibilità di navigazione all’interno delle categorie, la possibilità di fare query sulla base di max. tre parametri (es. funzione, formato, scopo), la possibilità di effettuare ricerca full text con un motore di ricerca nel testo degli abstract.
6. non è finita: nella home page del documentale, oltre ai criteri sopra elencati (categorie, query, motore) saranno presenti, in bella vista i documenti più importanti, quelli più recenti e quelli più scaricati.

E ora il consiglio principale: prima di creare questi sistemi, assicuratevi di avere la documentazione che li giustifica oltre a una buona “massa critica” di colleghi che siano disposti a collaborare. In caso contrario potete fare quello che vi pare: avrete comunque costruito una cattedrale nel deserto.